Saiba tudo sobre absenteísmo e como o RH pode ajudar a controlá-lo

No mercado de trabalho, e principalmente na área de Recursos Humanos (RH) ou Desenvolvimento Humano Organizacional (DHO), está cada vez mais comum ouvir a palavra absenteísmo. O absenteísmo significa a falta ou ausência dos colaboradores por meio de faltas, atrasos ou acidentes, podendo ser ocasionados por motivos como problemas de saúde, pessoais e familiares.

Uma pesquisa realizada pela empresa Gallup mostrou que nos Estados Unidos
são perdidos 84 milhões de dólares por causa da falta de produtividade, que é um dos impactos do absenteísmo.

Sabemos que cada empresa pode fazer o cálculo de sua taxa e essa informação pode ser importante para entender e analisar a satisfação geral dos funcionários e o clima organizacional, já que quanto maior este número, mais fraca está a cultura da empresa e a satisfação geral das pessoas com ela.

O absenteísmo vira uma bola de neve de problemas: quando não resolvido, passa a afetar outros talentos e até toda a organização.

Impactos do absenteísmo na empresa

Alguns dos principais impactos que podem ser causados pela ausência de uma colaborador são:

  • Falta de produtividade de quem está faltando e dos outros membros da equipe;
  • Sobrecarga de trabalho;
  • Riscos de erros no processo;
  • Riscos de retrabalho, por conta dos erros;
  • Menos foco para realizar cada tarefa, por causa do pouco tempo para realizar as atividades;
  • Redução da qualidade do trabalho;
  • Insatisfação das pessoas da equipe;
  • Possibilidade de rotatividade de talentos;
  • Aumento de custos, que pode ocorrer pelo possível desligamento de algum colaborador (quem está se ausentando ou quem faz parte da equipe dele);
  • Aumento da quantidade de conflitos entre colegas;
  • Piora do bom relacionamento e do clima organizacional.
  • Além de outros fatores como a perda financeira de um possível desligamento do colaborador, que causa o absenteísmo daquele que fica sobrecarregado, novas entrevistas e treinamentos.

    Uma das formas de entender essa questão e ajudar a controlá-la é, antes de tudo, analisar qual a taxa de absenteísmo da empresa e entender como está o clima do local e a satisfação dos funcionários.

    Como calcular a taxa de absenteísmo

    Mais do que observar se algum colaborador está se ausentando muito, é importante colocar em números e entender realmente qual a taxa de absenteísmo de toda a organização. Para analisar o nível mensal, existe este cálculo:

    1. Multiplique o número de colaboradores pelo número de horas que deveria ser trabalho no mês

    Vamos tomar como exemplo uma empresa que tem 50 funcionários e todos deveriam trabalhar por 8 horas todos os dias e, naquele mês, houveram 20 dias úteis. Assim, começamos a conta:

    50*8*20 = 8000, que equivale ao número de horas que deveriam ser trabalhadas naquele período.

    2. Some atrasos, dias de falta e saídas antecipadas de cada pessoa e transforme em horas

    Mesmo que as faltas, saídas e atrasos sejam justificados, os some neste momento. Como exemplo, vamos dizer que duas pessoas da equipe atrasam meia hora para chegar ao trabalho e dez minutos a mais no horário de almoço:

    2*40 (30 minutos de atraso do começo do dia + 10 do atraso do horário de almoço) = 80 minutos de atraso, o que dá 1 hora e 20 minutos.

    Caso haja faltas, ou seja, um dia inteiro em que a pessoa não trabalhou, é importante somá-las nesta etapa.

    Desta forma, se por exemplo, duas outras pessoas faltaram por dois dias:

    2*16 (que é a soma dos dois dias de falta de cada um) = 32 minutos de falta

    Estes minutos de falta somados às horas de atraso, ficam com 1 hora e 52 minutos de horas perdidas.

    3. Divida o número de horas perdidas pelo total que deveria ser trabalhado

    Agora, pegue este último número (o total de horas perdidas) e o divida pela primeira conta feita, a que mostrava a quantidade de horas que deveriam ser trabalhadas naquele mês.

    Continuando com o nosso exemplo, há um total de 1 hora e 52 minutos de horas perdidas e, no total da empresa, deveriam ser trabalhados 8000 horas por mês. Lembrando que este 1 hora e 52 minutos vira 1,52 e dividindo as horas perdidas pelo total de horas fica:

    Assim: 1,52/8000 = 0,00019.

    4. Por fim, multiplique o último número por 100 para encontrar a taxa

    Para encontrar a taxa, vamos deixá-la em porcentagem. Para isso, é importante pegar o último número obtido no cálculo, que no nosso exemplo foi 0,00019, e multiplicá-lo por 100:

    0,00019*100 = 0,019% é a taxa de absenteísmo da empresa fictícia do nosso exemplo.

    Tendo sempre em mente que, de acordo com os 13 indicadores, objetivos e metas para a qualidade de uma empresa, feitos pela Associação Brasileira de Controle de Qualidade, o máximo ideal de uma taxa de absenteísmo é 1,5%, essa organização do exemplo está com uma ótima taxa de absenteísmo.

    Agora que você já viu os impactos da ausência dos colaboradores, como calcular o nível de absenteísmo da sua empresa, que tal ver como a área de RH e/ou DHO podem ajudar a controlar este valor, caso o número esteja muito alto?

    Como o RH pode controlar o absenteísmo

    Atente-se ao perfil do funcionário no processo de contratação

    Avalie no momento das entrevistas se o talento, além de ter o conhecimento técnico, tem o perfil que a empresa deseja e busca em cada colaborador. Crie um método que, de acordo com o que o RH busca para a vaga, aquela pessoa se encaixe perfeitamente.

    Entender como ele funciona em conflitos, decisões, prazos curtos e diversos outros momentos é fundamental para saber se, realmente, aquele é o profissional certo para a organização.

    Promova e incentive uma comunicação clara e transparente entre todos

    O RH pode criar incentivos e treinamentos para que todos tenham uma comunicação clara, na qual se entendam, e transparente, sem mentiras ou ocultamentos, para que todo o clima da empresa seja o mais leve possível.

    Quando sabemos o que está acontecendo, temos o conhecimento de como dizer o que nos incomoda e como podemos resolver, tudo fica melhor dentro da empresa. Sem contar que isso evita especulações e fofocas sobre assuntos da empresa.

    E, claro, seja o exemplo! A equipe de RH deve ser o mais transparente e clara possível sobre qualquer coisa que queira e deva comunicar aos colaboradores.

    Procure entender os motivos dos atrasos e faltas

    O incentivo de sempre dizer de forma clara e transparente faz com que os funcionários se sintam à vontade para dizer o que está acontecendo.

    Mostrar para cada colaborador que o time de RH está disponível e disposto a ouví-lo, sem julgá-lo, é outra forma de fazer com que ele se sinta mais tranquilo para expor a situação, entender que a organização está lá para ajudá-lo também e buscar resolver o problema.

    Ofereça feedbacks progressivos

    Uma das etapas principais para promover essa comunicação transparente é possuir uma cultura de feedback contínuo. Aqui na HealthBit, temos uma cultura de feedback progressivo e, a todo momento, qualquer talento que sentir que precisa dar um feedback para qualquer outra pessoa, seja líder ou não, ele é incentivado a fazê-lo. Desta forma, temos uma cultura de confiança e sabemos que, caso algum objetivo não seja alcançado, ele saberá no mesmo momento.

    Melhore o ambiente de trabalho

    Crie um ambiente em que todos se sintam confortáveis. Ao mesmo tempo que incentiva todos a respeitarem uns aos outros e se respeitarem, também incentiva o colaborador a dizer o que pensa e se sentir seguro e parte da empresa.

    Um ambiente de trabalho que não seja confortável para o funcionário, pode levá-lo ao estresse, causar acidentes e erros e criar uma desmotivação, que são as principais causas do absenteísmo.

    Além disso, esse melhor ambiente pode ser feito por meio de realmente transformar o local para que ele seja mais aconchegante, promover uma alimentação mais saudável e possibilitar que haja um equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

    Tenha ações e uma cultura que promova e incentive a saúde do colaborador

    Se vários colaboradores possuem o mesmo problema de saúde, é importante que se entenda porque isso ocorre e como fazer algo dentro da empresa para que essa questão melhore.

    Além de ações e campanhas específicas para problemas em comum, faça da saúde uma parte importante e essencial da cultura da empresa.

    Ações de Janeiro Branco e Setembro Amarelo, que falam de cuidados com a saúde mental e prevenção ao suicídio, além das de Outubro Rosa e Novembro Azul, podem alertar, lembrar e incentivar os funcionários a prestarem mais atenção à própria saúde e a cuidar dela.

    É importante sempre ressaltar que cada pessoa pode contar com a organização caso tenha algum problema grave que deve ser comunicado.

    Momentos de divertimento também são muito bem-vindos: happy hours e confraternizações são uma ótima forma de promover um momento de relaxamento, alegria e interação entre os times.

    Faça com que a pessoa se sinta importante e parte da empresa, assim, a satisfação e produtividade aumentam.

    A HealthBit é especialista na promoção de saúde dentro de empresas, criando planos e ações específicas para a necessidade de cada cliente. Para saber mais é só entrar em contato conosco.